Importer vos tarifs depuis un fichier Excel

Votre fournisseur vous envoie ses nouveaux tarifs dans un fichier Excel ? Ce guide explique comment mettre à jour en masse le prix de vente TTC de vos articles existants, en les retrouvant par leur code-barres. Tout se passe en deux temps : une préparation rapide du fichier dans Excel, puis le module Outils → Importation de tables d'Addvance.

La vidéo en une minute

Les six étapes, du fichier Excel à l'import lancé

La vidéo n'a pas de son : les consignes sont sous-titrées à l'écran. Vous ne la voyez pas ? Ouvrez-la sur YouTube.

Avant de commencer

Il vous faut un fichier Excel contenant au minimum une colonne code-barres (souvent appelée « Gencod » ou « EAN ») et une colonne prix de vente TTC (souvent « PPC » ou « Prix public conseillé »). Les articles doivent déjà exister dans Addvance avec ces codes-barres.

1Corriger les codes-barres dans Excel

Sans cette étape, les codes-barres enregistrés dans le CSV sont faux

À l'ouverture du fichier, Excel affiche souvent les codes-barres en notation scientifique (par exemple 7,34E+12). Si vous enregistrez le fichier tel quel, c'est cette valeur tronquée qui sera écrite dans le CSV, et Addvance ne retrouvera aucun article.

1Sélectionnez la colonne des codes-barres (clic sur la lettre de la colonne).

2Clic droit → Format de cellule.

3Catégorie Nombre, 0 décimale, case Utiliser le séparateur de milliers décochée, puis OK.

Les codes-barres s'affichent désormais en entier (par exemple 7340041131916).

2Enregistrer le fichier en CSV

Le format attendu par l'importation de tables

1Menu Fichier → Enregistrer sous…

2Donnez un nom au fichier.

3Format du fichier : CSV (séparateur : point-virgule) (.csv), puis Enregistrer.

Excel prévient qu'une partie des fonctionnalités sera perdue au format CSV : c'est normal, seules les valeurs sont utiles à l'import.

3Ouvrir l'importation de tables

Dans Addvance

Dans le menu de gauche, rubrique Outils, cliquez sur Importation de tables.

4Régler l'import

Quelle table, quel fichier, et surtout quel type d'import

Champ	Valeur à choisir
Choisissez la table à importer	Article
Sélectionnez le fichier à importer	Le fichier CSV enregistré à l'étape 2
Séparateur de colonne	`;` (point-virgule)
Importer la 1ère ligne	Décochée : la première ligne contient les intitulés des colonnes, pas un article
Encodage de caractère	Europe de l'ouest (Windows-1252), la valeur par défaut, convient à un CSV enregistré depuis Excel
Type d'import	Mise à jour seulement

Cliquez ensuite sur Continuer.

Pourquoi « Mise à jour seulement » ?

Un fichier fournisseur contient souvent des références que vous ne vendez pas. Avec ce choix, Addvance met à jour les articles existants et ne crée aucun nouvel article : les lignes inconnues sont simplement ignorées.

Vous êtes en multi-boutique ?

Le prix est une donnée commune à toutes les boutiques : sélectionnez la 1ère boutique du multi-boutique avant de lancer l'import.

5Faire correspondre les colonnes

Dire à Addvance ce que contient chaque colonne du fichier

Addvance affiche un extrait de votre fichier. Au-dessus de chaque colonne, une liste permet de choisir le champ Addvance correspondant. Par défaut, toutes les colonnes sont en Non importé.

Colonne du fichier	Champ Addvance
Code-barres (Gencod, EAN…)	Code-barre, ou Code-barre Gamme si vos articles sont déclinés en gammes (tailles, couleurs…)
Prix de vente TTC (PPC…)	Prix de vente TTC
Toutes les autres colonnes	Laissez Non importé

Cliquez sur Continuer.

Une cellule vide n'efface pas la donnée existante dans Addvance. Pour forcer l'effacement, saisissez le mot-clé VIDE dans la cellule.
Vous recevez ce fichier régulièrement ? Donnez un nom dans Nom modèle d'import et cliquez sur Enregistrer : la prochaine fois, choisissez ce modèle dans Modèle d'import à l'étape 4 et la correspondance sera déjà faite.

6Contrôler le fichier et lancer l'import

Rien n'est modifié tant que vous n'avez pas cliqué sur « Lancer l'import »

Addvance vérifie d'abord le fichier et affiche le résultat du contrôle :

Compteur	Signification
Lignes prêtes	Lignes qui seront importées
Lignes en erreur	Lignes qui ne pourront pas être importées

Les filtres Toutes / Prêtes / En erreur / Ignorées permettent de consulter le détail ligne par ligne. Ensuite :

Lancer l'import applique les nouveaux prix sur les lignes prêtes ;
Retour à la correspondance permet de corriger le choix des colonnes ;
Abandonner l'import annule tout, sans rien modifier.

Et les lignes en erreur ?

Elles sont ignorées au moment de l'import et listées dans le rapport. Elles restent rejouables après correction. Retrouvez vos imports passés dans l'onglet Historique du module.

En cas de problème

Les causes les plus fréquentes

Symptôme	Cause probable	Que faire
Aucun article n'est reconnu	Codes-barres enregistrés en notation scientifique	Reprenez l'étape 1 dans le fichier Excel d'origine, puis réenregistrez le CSV
Tout le fichier apparaît dans une seule colonne	Le séparateur ne correspond pas au fichier	Vérifiez le format CSV (séparateur : point-virgule) et le séparateur `;`
Les accents s'affichent mal dans l'extrait	Encodage différent	Revenez à l'étape 4 et essayez un autre Encodage de caractère dans la liste
La ligne d'en-têtes est en erreur	Importer la 1ère ligne est cochée	Décochez l'option à l'étape 4
Certains articles déclinés ne sont pas mis à jour	Le code-barres est porté par la gamme, pas par l'article	Faites correspondre la colonne à Code-barre Gamme

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