Inventaire

Inventaire


    CRÉER UN INVENTAIRE SUR ADDVANCE

 

 

Vous allez dans le MENU « FAVORIS » dans lequel vous trouvez une option « INVENTAIRE »

  


Vous arrivez sur un écran qui vous permet de créer votre inventaire, qu’il soit total ou tournant cela ne change rien à sa création.


Création de l’inventaire

 

On vous demande ensuite d’identifier votre inventaire en lui donnant une DATE, un NOM et de sélectionner le magasin concerné. Vous avez la possibilité de céer plusieurs inventaires à l’avance.


Lorsque vous validez la création vous arrivez sur la liste des inventaires crées que vous pouvez modifier ou supprimer.


Une fois votre ou vos inventaires crées, vous devez aller dans l’accueil du module inventaire pour sélectionner celui sur lequel vous souhaitez travailler.
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Création des zones

 

Une fois l’inventaire sélectionné, le MENU du module inventaire change en ajoutant de nombreuses options.

Vous devez maintenant créer les zones à inventorier. Deux cas de figure :

 

1) Vous faites un inventaire tournant => On peut ne créer qu’une zone qu’on peut appeler par exemple du nom du fournisseur ou de la catégorie de produits (ex : chaussant ou AIGLE)

 

2) Vous faites un inventaire total, et dans ce cas on découpe le magasin en zones en essayant de faire en sorte que le comptage de ces zones ne dépasse pas une heure.

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Affectation des utilisateurs

 

Vous devez aller dans l’option Utilisateur pour affecter des utilisateurs à l’inventaire que vous venez de créer.
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Lorsque vous avez affecté vos utilisateurs, pensez à éditer un folio par zone crée, ce folio permettra à l’utilisateur chargé de réaliser l’inventaire de noter à la main toutes les informations (Code, code barre, désignation, prix et surtout quantité) d’un article qui ne se scanne pas avec l’application. Ce folio permet donc de noter les articles en anomalie que nous allons rechercher ensuite par des fonctions administrateur d’inventaire.

 

Le folio ressemble à cela :
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Comptage sur zone

 

 

Nous pouvons maintenant affecter à chaque zone crée précédemment un utilisateur, comme ci-dessous

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On remarque que chaque zone change de couleur à chaque changement d’étape, nous pourrons ainsi suivre l’avancement de l’inventaire.

 

Maintenant, la saisie de l’inventaire doit être faite sur l’application ADDVANCE qui est disponible en téléchargement sur les STORE d’APPLE ou ANDROID. Lancez l’application, identifiez-vous et sélectionnez le module INVENTAIRE, vous arrivez sur l’écran suivant :​
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Il vous suffit ensuite de scanner vos articles ou de les rechercher dans le champ SCAN ARTICLE. Une fois la référence sélectionnée, vous arrivez sur l’écran suivant ou vous pourrez saisir la quantité comptée. Vous remarquerez que la quantité en stock n’apparaît pas sur cet écran et c’est voulu, le comptage doit se faire à l’aveugle.
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Lorsque la saisie de la zone est terminée, vous pouvez cliquer sur les 3 points en haut à droite de l’écran pour afficher le menu de l’inventaire, et cliquer sur l’option « FERMER LE COMPTAGE »
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Une fois la zone fermée, l’utilisateur revient voir le responsable d’inventaire qui lui donne une nouvelle zone à inventorier.

 

Contrôler l’inventaire

 

 

Le contrôle de l’inventaire se réalise en 2 phases :

 

Deuxième comptage

 

Cette phase de contrôle est effectuée souvent dans les grands magasins et assez peu dans les magasins de moins de 1000 M2.

 

    - On édite un état par zone trié de la plus grosse valeur de stock à la plus faible. On donne cet état à une autre personne que celle qui a saisi la zone. Le contrôleur va marquer sur la feuille la quantité comptée par lui si son comptage est différent du premier. Nous éditons cet état par le bouton ZONE du module inventaire.

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Une fois les feuilles de retour au responsable d’inventaire, il a la possibilité de saisir les écarts de comptage par le bouton SAISIR présent sur chaque zone. ATTENTION, toutes les saisies dans l’inventaire s’ajoutent, donc si le premier comptage était de 10 et que le contrôleur trouve 8, on doit saisir -2.
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Ecarts d’inventaire

 

Les écarts d’inventaires peuvent être fait lorsque toutes les zones ont été relevées.

 

Dans le MENU du module inventaire, sélectionnez l’option ECART
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Vous arrivez sur une page qui vous propose trois traitements :
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    1) La PHOTO consiste à photographier les quantités en stock d’ADDVANCE à la date de l’inventaire, car on peut demander ces écart à une date ultérieure de l’inventaire.

    2) La SAUVEGARDE consiste à cumuler les quantités par articles afin de pouvoir comparer les quantités ADDVANCE et l’inventaire.

    3) L’EXPORT va vous permettre d’éditer les écarts de stock et ainsi d’isoler les grosses anomalies pour éventuellement corriger l’inventaire de certaines saisies mal faites (ex saisie 1000 à la place de 10)

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Vous pouvez aussi exporter ces écarts sur Excel ou en format tableau sur ADDVANCE
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Le but étant maintenant de détecter les écarts d’inventaire important pour les corriger.

 

Si vous en trouvez, nous vous conseillons de créer une nouvelle zone « ECART » sur laquelle vous pourrez saisir tous vos écarts d’inventaire. Une fois cette saisie terminée vous pourrez lancer à nouveau la procédure de calcul des écarts.
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Cloturer son inventaire

 

 

Une fois toutes les saisies terminées vous pouvez lancer les deux traitements de clôture. Assurez-vous bien que toutes les zones soient vertes comme ci-dessous
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Remise à zero des stock

 

 

Cette phase est très importante, elle consiste à passer le stock ADDVANCE à 0. Vous avez deux cas de figure :
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C’est cette phase qui différencie un inventaire TOURNANT d’un inventaire TOTAL. Par défaut cet écran se positionne sur le RAZ des « Articles inventoriés » qui correspond au traitement à lancer pour un inventaire TOURNANT.

 

    - Inventaire TOURNANT => « Articles Inventoriés »

    - Inventaire TOTAL => « Tout le stock »

 

Si vous choisissiez tout le stock alors que vous n’avez compté qu’une partie des articles, ce traitement mettrait tout votre stock à 0 sans pouvoir revenir en arrière, faites donc ATTENTION à ce choix essentiel.
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Cloture de l’inventaire

 

 

La phase de clôture va permettre d’alimenter le stock ADDVANCE avec vos comptages.
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Vous ne pouvez lancer ce traitement que si toutes les zones de votre inventaire sont VERTES.

Ce traitement peut durer quelques minutes, le temps pour ADDVANCE de recalculer les stocks pour le dépôt.

 

À la suite de ce traitement, vous remarquerez que le stock par article s’explique maintenant à partir de votre date d’inventaire.
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