05 — e-Facture : récupérer et intégrer vos factures d'achat
Vos fournisseurs déposent leurs factures sur la plateforme. Ce guide explique comment les consulter, les contrôler, et les transformer en documents Addvance. Tout se passe dans le module E-Facture → onglet Synchronisation.
1Récupérer les factures d'une période
La liste vient de la plateforme, pas d'un cache local
1Ouvrez l'onglet Synchronisation.
2Choisissez la période dans le sélecteur de dates.
3Cliquez sur Récupérer.
L'onglet Synchronisation après un « Récupérer » : les factures reçues sur la période, avec leurs références de commande et de BL, et le bouton de contrôle en bout de ligne.
| Colonne | Détail |
|---|---|
| Numéro | Numéro de la facture chez le fournisseur — cliquable : il ouvre le PDF |
| Date / Échéance | Date de facture, date d'échéance |
| Fournisseur | Raison sociale de l'émetteur |
| SIRET | Identifiant de l'émetteur (SIREN et TVA intra. sont également lus pour la reconnaissance) |
| Montant HT / Montant TTC | Montants déclarés par le fournisseur |
| Réf. commande / Réf. BL / Réf. réception | Références portées par la facture, utiles au rapprochement |
| Contrôle | Lance le contrôle de cohérence (voir section 2) |
Messages possibles : Aucune facture trouvée pour la période sélectionnée ; Période trop large : seules les N factures les plus anciennes sur T sont affichées. Resserrez la période pour voir les suivantes. — le module affiche les plus anciennes, car c'est l'ordre dans lequel on intègre un arriéré.
Récupération automatique en arrière-plan
Addvance peut planifier un traitement qui télécharge automatiquement toutes les factures d'achat reçues sur la période (données + PDF Factur-X) et les conserve sur le serveur. C'est ce qui alimente notamment la pièce jointe consultable depuis le document Addvance une fois la facture intégrée. Ce traitement est mis en place par Addvance à votre demande.
2Le contrôle de cohérence
C'est ici que vous décidez ce qu'Addvance fait de la facture
Le contrôle de cohérence : le fournisseur est reconnu à son SIRET, trois lignes sur quatre sont rapprochées d'un article (pastille verte), la quatrième attend une recherche ou une création (pastille orange).
La fenêtre est organisée en quatre blocs.
En-tête
Numéro de facture, date, échéance, montant HT, TVA, montant TTC — tels que déclarés par le fournisseur.
Si la facture a déjà été traitée, un bandeau Traitée l'indique avec le numéro de la Pièce créée, et un lien pour l'ouvrir directement dans le gestionnaire de document. Le module reconnaît une facture déjà traitée par son numéro chez le fournisseur, restreint à ce fournisseur — deux fournisseurs peuvent employer la même numérotation sans se gêner.
Fournisseur
Le module cherche le fournisseur dans votre base, dans cet ordre :
1SIRET → Correspondance SIRET
2SIREN → Correspondance SIREN
3TVA intracommunautaire → Correspondance TVA intra.
| Résultat | Ce que vous faites |
|---|---|
| Fournisseur identifié | Rien, vous pouvez continuer |
| Fournisseur non identifié | Soit vous le recherchez manuellement dans la liste, soit vous cliquez sur Créer le fournisseur |
Créer le fournisseur ouvre un formulaire pré-rempli avec les données de la facture : raison sociale, adresse, complément, code postal, ville, pays, SIRET, TVA intracommunautaire, téléphone, e-mail. Vérifiez, complétez, validez → Fournisseur créé avec succès.
Caisse
Sélectionnez la caisse qui portera le document créé (elle détermine la souche de numérotation et le dépôt). Obligatoire : Veuillez sélectionner une caisse.
Lignes de la facture
Chaque ligne de la facture reçue est affichée : désignation, quantité, prix unitaire, remise %, montant HT, taux de TVA. En face, le module tente d'identifier l'article Addvance correspondant, à partir du code-barres, de la référence fournisseur et de la référence acheteur portés par la facture.
| Résultat | Ce que vous faites |
|---|---|
| Article identifié — pastille verte, référence affichée | Rien |
| Article non identifié — pastille orange, champ « Rechercher un article… » | Soit vous le recherchez manuellement, soit vous cliquez sur + pour créer un article |
- Si l'article est géré en gammes, deux listes Gamme 1 / Gamme 2 apparaissent pour préciser la déclinaison exacte.
- Un panneau de détail montre ce que le fournisseur a envoyé pour la ligne : description, réf. fournisseur, réf. acheteur, code-barres, attributs.
Créer un article ouvre un formulaire pré-rempli : code (proposé automatiquement), désignation, description, code-barres, prix d'achat, prix de vente, réf. fournisseur, famille et type (Standard, Frais, Composant, Opération, Location). La désignation et la famille sont obligatoires.
3Les deux issues possibles
Deux façons différentes d'intégrer la facture — choisissez selon votre organisation d'achat
« Créer facture d'achat » — intégration directe
Crée immédiatement une facture d'achat dans Addvance, reprenant les lignes telles que vous les avez validées.
Quand l'utiliser : quand la facture n'a pas à être confrontée à une commande ou à une réception — frais généraux, services, achats hors circuit de commande. Confirmation : Facture d'achat créée avec succès, avec le numéro de pièce.
« Rapprochement » — intégration avec contrôle
Crée un document de rapprochement : la facture est enregistrée, mais mise en attente d'être confrontée à vos commandes fournisseurs (CF) et réceptions fournisseurs (RF).
Quand l'utiliser : quand vous voulez vérifier que ce que le fournisseur facture correspond bien à ce que vous avez commandé et reçu — c'est le cas normal pour les achats de marchandises. Confirmation : Rapprochement créé avec succès. Le document apparaît alors dans l'onglet Rapprochement, où le lettrage s'effectue — voir 06 — Rapprochement et lettrage.
En résumé
| Critère | Créer facture d'achat | Rapprochement |
|---|---|---|
| Résultat immédiat | Facture d'achat | Document de rapprochement en attente |
| Contrôle commande / réception | Non | Oui, à l'étape suivante |
| Suite du traitement | Terminé | Onglet Rapprochement, puis lettrage |
| Usage typique | Frais, services | Marchandises |
4Ce que devient la facture une fois intégrée
Deux traces sur le document créé
- l'étiquette e-Facture orange dans le Scan document, signalant qu'il provient de la plateforme ;
- le PDF Factur-X du fournisseur en pièce jointe, consultable en lecture seule (type ATGP). Cette pièce jointe ne peut pas être supprimée : c'est la facture originale du fournisseur.
5Messages d'erreur courants
Ce que chacun signifie, et le geste correspondant
| Message | Cause | Que faire |
|---|---|---|
| Erreur lors de la récupération des factures | La plateforme n'a pas répondu | Réessayez ; consultez l'onglet Logs si cela persiste |
| Cette facture a déjà été traitée | Une pièce existe déjà pour ce numéro chez ce fournisseur | Ouvrez la pièce via le lien affiché |
| Fournisseur et numéro de facture requis | Le fournisseur n'a pas été identifié ou créé | Identifiez ou créez le fournisseur |
| Veuillez sélectionner une caisse | Caisse non choisie | Choisissez la caisse |
| La désignation est obligatoire / La famille est obligatoire | Création d'article incomplète | Complétez le formulaire |
| Erreur lors du contrôle de cohérence | Les données de la facture n'ont pas pu être lues | Vérifiez que la facture est bien présente sur la période ; contactez le support |
| Le PDF de cette facture n'a pas pu être récupéré auprès de la plateforme e-Facture | Le PDF n'est pas (encore) disponible côté plateforme | Réessayez plus tard |