06 — e-Facture : rapprochement et lettrage des factures d'achat
Quand vous choisissez Rapprochement plutôt que Créer facture d'achat au moment d'intégrer une facture reçue (voir 05 — Réception des factures d'achat), la facture est mise en attente d'être confrontée à vos commandes et réceptions fournisseurs. Ce guide décrit ce contrôle, du document en attente jusqu'à la facture d'achat finale.
1Le principe
Quatre temps, de la réception à la facture d'achat
1La facture arrive de la plateforme.
2Vous choisissez « Rapprochement » → un document de rapprochement est créé.
3Vous lettrez ses lignes contre vos CF / RF, dans la fenêtre de lettrage.
4Vous validez → une facture d'achat est créée et les lignes source sont soldées.
RF — réception fournisseur : ce que vous avez effectivement reçu.
2L'onglet « Rapprochement »
Les documents en attente de traitement
L'onglet Rapprochement : les documents en attente, avec leur facture d'origine, leur référence de commande et le bouton qui ouvre le lettrage.
| Colonne | Détail |
|---|---|
| N° Pièce | Numéro du document de rapprochement |
| Date | Date de la facture d'origine |
| Fournisseur | Émetteur (raison sociale et code tiers) |
| Facture origine | Numéro de la facture chez le fournisseur |
| Référence | Référence portée par le document |
| Total HT / Total TTC | Montants |
Un champ de recherche filtre par fournisseur, pièce ou référence ; le bouton Filtres et le menu « … » permettent d'affiner l'affichage et d'ajouter des colonnes (TVA, nombre de lignes, échéance). Si la liste est vide : « Aucun document de rapprochement — Les documents de rapprochement apparaîtront ici après validation depuis l'onglet Synchronisation ».
Le bouton Rapprochement de chaque ligne ouvre la fenêtre de lettrage.
3Étape 1 — Choisir les documents source
« Rapprochement — Sélection des documents »
Étape 1 : le rappel de la facture en haut, puis les CF et RF actifs du fournisseur. La colonne Compatibilité désigne le bon document — ici, 100 % sur BCF990004720.
En haut : la facture de rapprochement
Un rappel de ce que vous devez retrouver : pièce, pièce origine, date, fournisseur, total HT, total TTC.
En bas : les documents disponibles
La liste des CF et RF actifs du fournisseur. Pour chacun :
| Colonne | Détail |
|---|---|
| Type | CF (commande) ou RF (réception) |
| Pièce, Date, Référence | Identification du document |
| Compatibilité | Part des articles de la facture que ce document contient — le meilleur indice pour choisir |
| Voir le détail (chevron) | Ouvre les lignes du document, avec la colonne Qte Rappr. (la quantité correspondante sur la facture de rapprochement) |
Sélectionnez les documents à confronter. Le module affiche en continu le Total sélectionné et le nombre de Lignes sélectionnées, à comparer au total de la facture. Le bouton Suivant reste inactif tant qu'aucun document n'est sélectionné (« Sélectionnez au moins un document »).
4Étape 2 — Lettrer les lignes
À gauche ce que le fournisseur facture, à droite ce que vous avez commandé et reçu
Étape 2 : l'appariement automatique a lié les quatre lignes (repères A à D). En bas, Total lettré = Total attendu et un écart nul : la validation est possible.
Chaque ligne porte : référence, désignation, gamme, quantité, prix unitaire, montant HT — et, à droite, la pièce et le type du document d'origine. Les lignes appariées partagent un repère alphabétique (A, B, C…) qui permet de lire l'appariement d'un coup d'œil.
L'appariement automatique
À l'ouverture de cet écran, le module apparie d'emblée ce qui peut l'être : c'est le point de départ normal. Il ne vous reste qu'à corriger ce qui n'a pas pu être lié, ou ce que vous voulez lier autrement.
Lettrage manuel
1Cliquez sur une ligne à gauche (elle se sélectionne).
2Cliquez sur la ligne correspondante à droite.
Vous pouvez enchaîner plusieurs clics à droite pour la même ligne de gauche : une ligne de facture peut être couverte par plusieurs lignes source (par exemple deux réceptions partielles).
| Situation | Message |
|---|---|
| Vous cliquez à droite sans avoir sélectionné à gauche | Cliquez d'abord sur une ligne à gauche |
| La ligne source est déjà lettrée | Cette ligne est déjà lettrée |
| L'article ou les gammes ne correspondent pas | La référence article et les gammes doivent correspondre |
| La ligne de gauche est déjà entièrement couverte | Quantité entièrement lettrée |
La quantité restante de chaque ligne de gauche est affichée en permanence.
Les actions disponibles
| Action | Effet |
|---|---|
| Délier | Défait un appariement |
| Délier tout | Défait tous les appariements d'une ligne de gauche |
| Supprimer (corbeille) | Marque une ligne source comme à supprimer — elle ne sera pas reprise dans la facture finale et la ligne source sera neutralisée |
| Ajouter ligne | Crée manuellement une ligne pour couvrir une quantité restante sans document source correspondant |
Chaque ligne affiche son statut : Lettré, Non lettré ou Suppr.
Le contrôle des totaux
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Total lettré | Somme de ce que vous avez apparié |
| Total attendu | Total de la facture de rapprochement |
| Écart | La différence |
Un écart persistant signale soit un lettrage incomplet, soit un véritable désaccord avec le fournisseur (prix, quantité, article non commandé) : dans ce cas, l'écart est l'information utile — traitez-le avec le fournisseur avant de valider.
5Valider
Ce que fait le bouton « Valider le rapprochement »
1Crée la facture d'achat fournisseur.
2Solde les lignes des documents source lettrés (elles ne réapparaîtront plus dans un futur rapprochement).
3Solde les documents source dont toutes les lignes sont couvertes.
4Bascule le rapprochement dans l'onglet Historique.
L'écran confirme « Rapprochement validé » avec le numéro de la facture créée et un bouton Ouvrir la facture. En cas d'échec : Erreur lors de la validation du lettrage — rien n'est créé, vous pouvez reprendre le lettrage.
6L'onglet « Historique »
Les rapprochements soldés et les factures qu'ils ont produites
L'onglet Historique : le rapprochement soldé et, en bout de ligne, la facture d'achat qu'il a produite.
| Colonne | Détail |
|---|---|
| N° Pièce | Le document de rapprochement |
| Date, Fournisseur, Référence | Identification du rapprochement |
| Facture origine | Numéro chez le fournisseur |
| Total HT / Total TTC | Montants |
| Facture achat | La facture créée — bouton Ouvrir |
Un champ de recherche filtre par fournisseur, pièce ou référence. Si la liste est vide : « Aucun rapprochement soldé — Les rapprochements validés apparaîtront ici ».
7Conseils pratiques
Quatre réflexes qui font gagner du temps
- Traitez les rapprochements régulièrement. Plus vous attendez, plus les CF/RF candidats s'accumulent et plus la sélection de l'étape 1 devient longue.
- Fiez-vous à la colonne Compatibilité pour choisir les documents source : elle vous évite d'ouvrir les documents un par un.
- Un écart non nul est une information, pas un obstacle à contourner. Vérifiez le prix unitaire et la quantité avant de « faire coller » les totaux avec une ligne ajoutée manuellement.
- En multi-société, seuls les CF/RF de l'entité sélectionnée sont proposés : c'est normal, la facture de rapprochement n'appartient qu'à une seule entité.