07 — e-Facture : fournisseurs de frais généraux
Une facture d'électricité, d'eau, de téléphonie ou d'assurance n'a aucun article à rapprocher : ce que vous voulez, c'est l'imputer sur un compte de charge. Ce guide explique comment déclarer un fournisseur de frais généraux, et ce que cela change dans le contrôle de cohérence.
Le reste du parcours ne bouge pas : récupération des factures, contrôle, création de la facture d'achat ou mise en rapprochement fonctionnent exactement comme décrit dans 05 — Récupérer et intégrer vos factures d'achat.
1Le problème que cela résout
Pourquoi une facture EDF n'entre pas dans le moule des factures de marchandises
Le contrôle de cohérence exige que chaque ligne soit rapprochée d'un article avant de laisser créer le document. C'est la bonne règle pour une facture de marchandises. Elle n'a aucun sens pour une facture de frais généraux : « Abonnement électricité — février » n'est pas un article de votre catalogue et n'a pas vocation à le devenir.
| Point de friction | Ce qui se passait | Ce qui se passe maintenant |
|---|---|---|
| Sur chaque ligne | Créer un article, ou en réutiliser un « fourre-tout » | Choisir un compte de charge (classe 6) |
| À la facture suivante | Tout recommencer | Le compte est reproposé automatiquement |
| En comptabilité | L'imputation dépendait de l'article choisi | L'imputation est celle du compte choisi |
| Dans le catalogue | Des articles créés pour rien | Un article technique par compte, partagé |
2Déclarer un fournisseur de frais généraux
Un réglage, sur la fiche du fournisseur
1Ouvrez la fiche du fournisseur dans le gestionnaire de tiers.
2Allez sur l'onglet Paramètres (icône engrenage).
3Dans le champ Type fournisseur, choisissez Frais généraux.
4Enregistrez.
Onglet Paramètres de la fiche fournisseur : le champ Type fournisseur basculé sur « Frais généraux ».
| Valeur | Ce qu'elle produit |
|---|---|
| Bien et service valeur par défaut | Comportement habituel : les lignes se rapprochent d'un article |
| Frais généraux | Les lignes s'imputent sur un compte de charge |
3Ce qui change dans le contrôle de cohérence
Trois différences, et rien d'autre
Une pastille annonce la couleur
À côté du fournisseur, une pastille bleue Frais généraux apparaît. Elle suit le fournisseur effectivement retenu : celui reconnu sur la facture, ou celui que vous avez choisi vous-même dans la liste.
Le bouton + ouvre un autre écran
En bout de ligne, le bouton vert + n'ouvre plus « Créer un article » mais « Choisir un compte comptable ». Il reste disponible sur toutes les lignes non rapprochées, y compris celles qui viennent d'être pré-remplies.
Les lignes sont pré-remplies
Si le fournisseur a déjà au moins un compte rattaché, son compte le plus utilisé est posé d'office sur toutes les lignes que le contrôle n'a pas su rapprocher. La pastille de la ligne passe au vert, mais la liste déroulante reste ouverte : c'est une proposition, pas une décision. Vous pouvez en changer d'un clic.
Le contrôle de cohérence d'une facture d'électricité : la pastille Frais généraux près du fournisseur, et les trois lignes déjà posées sur un compte de charge.
| Sur l'écran | Bien et service | Frais généraux |
|---|---|---|
| Pastille près du fournisseur | Aucune | Frais généraux |
| Bouton + | Créer un article | Choisir un compte comptable |
| Lignes non rapprochées | Vides, pastille orange | Pré-remplies avec le compte le plus utilisé |
| Liste déroulante d'une ligne | Résultats de la recherche article | Les comptes du fournisseur en tête, puis les articles |
| Lignes déjà rapprochées | Inchangées dans les deux cas — un article reconnu au code-barres reste sur cet article | |
4Rattacher un compte de charge
À faire une fois par compte et par fournisseur
1Sur la ligne concernée, cliquez sur le bouton vert +.
2Renseignez les trois champs de la fenêtre Choisir un compte comptable.
3Cliquez sur Rattacher au fournisseur.
La fenêtre Choisir un compte comptable : le compte de classe 6, la désignation de l'article technique, et sa famille.
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Compte comptable (classe 6) | Tapez le début du numéro ou un mot de l'intitulé, puis choisissez dans la liste. Seuls les comptes de classe 6 — les charges — sont proposés. |
| Désignation | Pré-remplie avec le libellé de la ligne de facture, modifiable, 69 caractères au maximum. |
| Famille | La famille d'articles qui portera le compte. Elle transmet la TVA et les comptes hérités. |
Les trois champs sont obligatoires : le bouton Rattacher au fournisseur reste grisé tant que l'un d'eux est vide.
À la validation, le message Compte rattaché au fournisseur confirme l'opération et la ligne prend le compte. Sur une facture à plusieurs lignes, les lignes encore vides le prennent aussi — cas typique d'une première facture où le même compte vaut pour tout. Les lignes que vous aviez déjà renseignées à la main ne bougent pas.
5Ce qu'Addvance crée derrière
Un article technique par compte, partagé entre les fournisseurs
Un document Addvance ne sait manipuler que des articles. Pour qu'un compte de charge puisse figurer sur une facture d'achat, Addvance lui associe un article technique dont la référence est Z_ suivi du numéro de compte — par exemple Z_6061000 pour le compte 6061000.
| Caractéristique | Valeur |
|---|---|
| Référence | Z_<numéro de compte> |
| Type d'article | Frais |
| Suivi de stock | Aucun |
| Prix d'achat / de vente | 0 — le prix vient de la ligne de facture |
Un compte = un article, partagé
Si trois fournisseurs s'imputent sur le compte 6061000, ils utilisent le même article Z_6061000. Ce qui les distingue, c'est leur catégorie comptable : l'imputation d'achat est écrite pour la catégorie comptable de chaque fournisseur, et ces imputations coexistent sur le même article sans se gêner.
Conséquence pratique : quand vous rattachez un compte déjà utilisé par un autre fournisseur, l'article existant est réutilisé tel quel. Sa désignation et sa famille ne sont pas réécrites — elles appartiennent à celui qui l'a créé. Seule l'imputation propre à votre fournisseur est ajoutée.
6Pourquoi le bon compte remonte tout seul
L'ordre des propositions se règle à l'usage
Un fournisseur peut être rattaché à plusieurs comptes — par exemple un compte d'abonnement et un compte de consommation. Ils apparaissent tous en tête de la liste déroulante de chaque ligne, au format 6061000 - Fournitures non stockables, avant les résultats de la recherche article.
Leur ordre n'est pas figé : il suit l'usage réel.
La liste déroulante d'une ligne : les deux comptes rattachés au fournisseur, le plus utilisé en tête et coché.
| Règle | Détail |
|---|---|
| Le plus utilisé d'abord | C'est celui qui est pré-rempli sur les lignes non rapprochées |
| À égalité, le plus récent | Le dernier compte employé passe devant |
| Le compteur se met à jour à la création de la facture | Pas au moment où vous choisissez dans l'écran : hésiter, changer d'avis ou fermer la fenêtre ne fausse rien |
| Un compte dont l'article a disparu n'est plus proposé | Proposer une référence inexistante ferait échouer la création de la facture |
7Cas particuliers et messages
Ce que vous pouvez rencontrer, et le geste correspondant
Situations
▸Un fournisseur me vend à la fois des marchandises et des frais
Les deux parcours cohabitent sur le même écran. Typez-le selon le cas le plus fréquent : la liste déroulante d'une ligne propose les comptes puis les articles, vous pouvez donc toujours rechercher un article sur une facture de frais généraux, et inversement rattacher un compte reste possible dès que le fournisseur est typé.
▸Je viens de créer le fournisseur depuis la facture
Un fournisseur créé depuis le contrôle de cohérence est « Bien et service » par défaut : l'écran repasse donc sur le parcours article. Ouvrez sa fiche, typez-le en Frais généraux, puis relancez le contrôle.
▸Une ligne a été reconnue comme un vrai article
Elle garde cet article : le pré-remplissage ne touche que les lignes que le contrôle n'a pas su rapprocher. Si le rapprochement est faux, corrigez la ligne à la main.
▸Quel bouton en fin de contrôle ?
Créer facture d'achat, dans la quasi-totalité des cas : une facture de frais généraux n'a ni commande ni réception à confronter. Le bouton Rapprochement reste disponible, mais il n'a d'intérêt que pour des achats passés par le circuit de commande.
▸J'ai typé le fournisseur, rien n'a changé sur l'écran
Le contrôle de cohérence lit le type au moment où il s'ouvre. Fermez la fenêtre et relancez le contrôle sur la facture.
Messages
| Message | Que faire |
|---|---|
| Compte rattaché au fournisseur | Rien : le rattachement est fait, la référence de l'article créé est indiquée |
| Le compte comptable est obligatoire | Choisissez un compte dans la liste |
| La désignation est obligatoire / La famille est obligatoire | Complétez le champ manquant |
| Le compte … n'existe pas | Le compte a disparu du plan comptable entre-temps — faites-le recréer |
| Le compte … n'est pas un compte de charge (classe 6) | Seule la classe 6 est acceptée : choisissez un compte de charge |
| Le fournisseur … n'est pas un fournisseur de frais généraux | Le type a été remis à « Bien et service » entre-temps — retypez la fiche et relancez le contrôle |
| La famille … n'existe pas | Choisissez une famille de la liste |