Une fois la e-Facture activée (voir 02 — Préinscription et activation), quelques réglages conditionnent la conformité et le bon acheminement de vos factures. Ils se répartissent en quatre endroits :

1L'onglet « Paramètres » du module

Connexion API, processus métier et mentions légales

L'onglet Paramètres en entier : connexion API, rappel des codes ATGP, type de processus métier et les trois mentions légales.

Connexion API

Le bouton Tester la connexion interroge la plateforme et répond Connexion réussie ou Connexion échouée. Faites-le après toute modification des identifiants.

L'environnement (Production) et l'URL ATGP ne sont pas exposés : ils sont gérés par Addvance.

Codes ATGP

Cette section est informative. Elle rappelle que les codes ATGP se configurent directement dans les modules de gestion — et propose trois raccourcis vers eux : Modes de règlement, Unités de mesure et Taxes (voir la section 2).

Elle rappelle aussi les valeurs déduites automatiquement quand rien n'est configuré :

• 42 (Paiement sur compte bancaire) pour les règlements ;
• C62 (Unité) pour les unités de mesure ;
• S ou Z pour les taxes, selon le taux.

Factures de vente — type de processus métier

Le type de processus métier (Business Process Type) est une donnée réglementaire portée par chaque facture. La valeur choisie ici est la valeur par défaut proposée à chaque envoi ; elle reste modifiable facture par facture.

Mentions légales obligatoires

Trois mentions sont exigées sur chaque facture transmise. Le module fournit une valeur par défaut ; adaptez-les à vos conditions générales de vente.

Si vous laissez un champ vide, la valeur par défaut du module est utilisée : la facture reste conforme, mais elle ne reflète pas vos CGV.

Enregistrer confirme par Paramètres enregistrés avec succès.

2Les codes ATGP dans les modules de gestion

Règlements, unités de mesure et taxes

Les factures transmises doivent porter des codes normalisés. Addvance les déduit automatiquement si vous ne configurez rien, mais la déduction est grossière : renseignez-les pour éviter les rejets et les incohérences.

Modes de règlement

Gestionnaire des modes de règlement → modifier un mode → champ Code ATGP.

La colonne Code ATGP est visible dans la liste des modes de règlement : un coup d'œil suffit pour repérer ceux qui ne sont pas encore renseignés.

Unités de mesure

Gestionnaire des unités → modifier une unité → champ Code ATGP.

Taxes

Gestionnaire des taxes → fiche d'une taxe → champ Code ATGP (catégorie de TVA).

3Les fiches clients

Identifiants obligatoires et services destinataires

SIRET et n° de TVA : obligatoires

Une facture de vente ne peut pas être transmise si le client n'a pas à la fois un SIRET et un numéro de TVA intracommunautaire. Sinon l'envoi échoue avec :

Anticipez : complétez les fiches de vos clients professionnels avant votre date de démarrage e-Facture, plutôt que de découvrir les manques facture par facture.

Onglet « e-Facture » de la fiche client — les services destinataires

Certaines entreprises (grands comptes, administrations, groupes) publient plusieurs adresses de réception dans l'annuaire de la facturation électronique : un « service » par direction, par établissement ou par type de dépense. Envoyer la facture au mauvais service, c'est un rejet ou un paiement retardé.

L'onglet e-Facture de la fiche client (visible dès que le module est configuré) gère ces services destinataires, aussi appelés codes de routage.

L'onglet e-Facture d'une fiche client : deux services destinataires, l'un venant de l'annuaire, l'autre saisi à la main. L'étoile désigne le service par défaut.

Deux façons de les alimenter :

Dans la liste des services :

• l'étoile désigne le service par défaut du client — celui utilisé automatiquement par tous les envois qui ne précisent pas de destinataire (scan document, facturation fin de mois, traitement automatique). Cliquez sur l'étoile d'une autre ligne pour la promouvoir ;
• la colonne Source indique si la ligne vient de l'annuaire ou d'une saisie manuelle ;
• la colonne Actif permet de neutraliser un service sans le supprimer.

4La caisse utilisée pour les factures d'achat

Elle détermine la souche de numérotation et le dépôt

Lors de la création d'une facture d'achat ou d'un rapprochement depuis une facture reçue (voir 05 — Réception des factures d'achat), le module vous demande de sélectionner une caisse. C'est elle qui détermine la souche de numérotation et le dépôt du document créé.

Ce choix est demandé à chaque traitement : vérifiez-le, surtout en multi-dépôt.

5Droits d'accès

Ce que chaque fonction exige sur le profil utilisateur

Sans le droit sur le module e-Facture, l'écran affiche « Vous n'avez pas accès au module e-Facture » — il n'y a rien à réessayer, c'est à l'administrateur du dossier d'accorder l'accès.

6Multi-société : ce qui est propre à chaque entité

Ce qui suit le SIREN, et ce qui reste commun au dossier

Utilisez le sélecteur d'entité en haut de l'écran pour passer d'une société à l'autre : le bandeau « Entité e-Facture » rappelle en permanence sur quel SIREN portent vos actions.

Suite

• 04 — Envoi des factures de vente
• 05 — Réception des factures d'achat