04 — e-Facture : envoyer vos factures de vente
Ce guide décrit les quatre façons d'envoyer une facture de vente à la plateforme, ce qu'il faut pour qu'un envoi aboutisse, et comment suivre ce qui est parti.
1Ce qui doit être vrai avant d'envoyer
Six conditions, toutes obligatoires
| Condition | Message si elle manque |
|---|---|
| La e-Facture est activée pour la société émettrice | La facturation électronique n'est pas activée pour cette société |
| Le module est configuré pour cette société | La facturation électronique n'est pas configurée pour cette société |
| Le document est une facture ou un avoir de vente | Le document n'est ni une facture ni un avoir |
| Le document est validé | (la validation est faite automatiquement par l'envoi de masse) |
| Le client a un SIRET et un n° de TVA | Le client n'a pas de SIRET ou de numéro de TVA… |
| La date de la facture est ≥ votre date de début de facturation électronique | La date de la facture est antérieure au démarrage de la facturation électronique pour cette société (à partir du …) |
2Envoi d'une facture depuis le gestionnaire de document
La voie unitaire, celle qui offre le plus de contrôle
1Ouvrez la facture dans le gestionnaire de document.
2Cliquez sur le bouton d'envoi Mail / SMS.
3Dans la liste de choix en haut, sélectionnez e-Facture.
4Renseignez les trois champs, puis cliquez sur Envoyer.
La fenêtre d'envoi, canal « e-Facture » sélectionné : type de document, type de processus métier et service destinataire.
| Champ | Détail |
|---|---|
| Type de document | Code normalisé du document (voir le tableau ci-dessous). Pré-sélectionné : 380 pour une facture, 381 pour un avoir |
| Type de processus métier | Pré-rempli avec la valeur par défaut de vos paramètres |
| Service destinataire | Le service par défaut du client, ou (Adresse racine du client) |
Codes « Type de document » disponibles
| Code | Libellé |
|---|---|
| 380 | Facture commerciale (par défaut) |
| 384 | Facture rectificative |
| 386 | Facture d'acompte |
| 389 | Facture auto-facturée |
| 393 | Facture affacturée |
| 381 | Avoir (par défaut) |
| 261 | Avoir auto-facturé |
| 396 | Avoir affacturé |
| 262 | Avoir pour remise globale |
Si la facture a déjà été envoyée
L'écran n'affiche pas le formulaire d'envoi, mais l'état de l'envoi précédent :
| Information | Détail |
|---|---|
| UUID Import | Référence de l'envoi chez la plateforme |
| Statut | En attente, En cours, Envoyée ou Échoué |
| UUID Facture | Référence de la facture chez la plateforme, une fois l'import réussi |
| Erreurs | Le détail renvoyé par la plateforme en cas de rejet |
Statut Échoué → le bandeau rouge « L'envoi précédent a échoué. Vous pouvez renvoyer la facture » s'affiche et le formulaire redevient disponible : corrigez la cause, puis renvoyez.
Si la plateforme ne répond pas, un bandeau orange « Impossible de récupérer le statut » apparaît : c'est un incident de consultation, l'envoi lui-même n'est pas remis en cause.
3Envoi de masse depuis Scan document
Pour envoyer un lot de factures déjà existantes
1Ouvrez Scan document et filtrez vos factures.
2Cochez les documents à envoyer.
3Menu Actions → e-Facture.
4La fenêtre annonce « N facture(s) de vente éligible(s) seront envoyées à la plateforme. Les documents déjà envoyés seront ignorés. »
5Cliquez sur Confirmer.
Les factures partent une par une, avec une ligne de résultat par document — FA000123 — Envoyé ou FA000124 — <message d'erreur> — puis un récapitulatif final : Terminé : N envoyé(s), M erreur(s). La liste se rafraîchit automatiquement si au moins un envoi a réussi.
Repérer l'état d'une facture dans la liste
| Étiquette | Signification |
|---|---|
| e-Facture verte | La facture a été transmise à la plateforme |
| e-Facture orange | Le document provient de la plateforme (facture d'achat reçue en e-Facture) |
Le PDF de la facture reçue via la plateforme est également consultable dans les pièces jointes du document, en lecture seule (type ATGP, non supprimable).
4Envoi de masse depuis la facturation fin de mois
La voie normale pour un dossier qui facture par lots mensuels
Dans les fenêtres de confirmation de la facturation fin de mois — transformation, envoi mail, impression — une case « Envoi e-Facture » apparaît (uniquement si le module est configuré et activé).
- Cochée, elle déclenche l'envoi e-Facture après l'action principale.
- L'action principale n'est jamais remise en cause par un échec e-Facture : la transformation, l'envoi mail ou l'impression aboutissent d'abord, l'envoi est rapporté ensuite.
Dans l'onglet Impressions, un bouton dédié « Envoi e-Facture » permet aussi d'envoyer les factures affichées, sans repasser par une autre action. Une confirmation est demandée : « Êtes-vous sûr de vouloir envoyer les documents affichés en e-Facture ? »
Le rapport d'envoi
Un tableau Pièce / Statut / Message récapitule le lot :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Envoyée | Transmise à la plateforme |
| Déjà envoyée | Ignorée, elle portait déjà une référence d'envoi |
| Échec | Non transmise — le message précise pourquoi |
Suivi de « N facture(s) envoyée(s) en e-Facture ».
5Envoi automatique (traitement planifié)
Le filet de sécurité qui rattrape les factures oubliées
Addvance peut planifier un traitement automatique qui, à chaque passage :
- sélectionne les factures et avoirs de vente validés, non encore transmis, non annulés, et datés à partir de votre date de début de facturation électronique ;
- les transmet à la plateforme, entité par entité.
Il applique exactement les mêmes règles que le bouton manuel (activation, éligibilité de date, SIRET / TVA du client, service destinataire par défaut).
6Suivre ce qui est parti — l'onglet « Usage »
La vue de référence : elle interroge la plateforme, pas votre base
L'onglet Usage liste les factures de vente présentes dans votre compte ATGP sur une période. Choisissez une période (Du / Au), puis cliquez sur Consulter.
L'onglet Usage : le bandeau de synthèse (nombre de factures, total HT, total TTC) puis le détail des factures déposées sur la période.
Un bandeau de synthèse affiche le nombre de factures, le total HT et le total TTC de la période.
| Colonne | Détail |
|---|---|
| Numéro | Numéro de la facture |
| Date facture | Date du document |
| Date création ATGP | Date de dépôt sur la plateforme |
| Client et SIREN | Destinataire et son SIREN |
| Total HT / Total TTC | Montants |
Un champ de recherche filtre sur le numéro, le client ou le SIREN. Messages possibles : Aucune facture de vente dans le compte e-Facture sur cette période ; La date de début doit être antérieure ou égale à la date de fin ; Résultats tronqués : la période contient trop de factures. Réduisez la plage de dates.
Le cycle de vie d'une facture transmise
Après le dépôt, la plateforme fait progresser la facture. Les états remontés se regroupent en six catégories :
| Catégorie | Signification |
|---|---|
| submitted | Déposée, pas encore traitée |
| processing | En cours d'acheminement |
| deposited | Acheminée avec succès vers le canal de facturation électronique |
| rejected | Rejetée — à corriger et à renvoyer |
| paid | Signalée comme payée par le destinataire |
| failed | Échec technique — à renvoyer |
Le détail d'une facture donnée se consulte dans la fenêtre d'envoi du gestionnaire de document (section 2 ci-dessus).
7Que faire quand un envoi échoue
Chaque message, sa cause et le geste correspondant
| Message | Cause | Action |
|---|---|---|
| La facturation électronique n'est pas activée pour cette société | Le parcours d'adhésion n'est pas terminé pour ce SIREN | Voir 02 |
| Le client n'a pas de SIRET ou de numéro de TVA | Fiche client incomplète | Complétez la fiche, puis renvoyez |
| La date de la facture est antérieure au démarrage de la facturation électronique | Facture hors périmètre | Normal : cette facture n'a pas à être transmise |
| Le document n'est ni une facture ni un avoir | Mauvais type de document | Rien à faire |
| Document introuvable | Le document a été supprimé ou renuméroté | Vérifiez la pièce |
| Vous n'avez pas les droits nécessaires pour envoyer des factures en e-Facture | Droit de profil manquant | Voyez votre administrateur |
| Statut Échoué avec des erreurs listées | Rejet de la plateforme (donnée manquante ou incohérente) | Corrigez ce que la plateforme signale, puis renvoyez depuis la fenêtre d'envoi |
Pour les erreurs techniques, l'onglet Logs donne le détail de chaque appel — voir 07 — Suivi, logs et dépannage.